Änderung Abrechnungsmodus Schulessen

Seit September 2011 wird in der Schule Giebelstadt ein warmes Mittagessen angeboten.

Die Klassenlehrer melden seither täglich die Anzahl der am Essen teilnehmenden Schüler*innen (ca. 120 Kinder in acht Klassen) namentlich an die Sekretärin. Diese trägt die Essen der Schüler*innen in eine Monatsliste ein und meldet die benötigte Portionen an den Lieferanten. Dieser liefert nur die erforderliche Anzahl, d.h., es gibt keine bzw. kaum Reste. Das war ausdrücklich vom Marktgemeinderat gewünscht und ist sicherlich auch sinnvoll.

Problemtisch dabei ist jedoch der Aufwand, der durch die tägliche namentliche Erfassung entsteht. Diese ist aber derzeit erforderlich, um, wie 2011 beschlossen, nach tatsächlicher Anzahl der Essen abrechnen zu können.

Die Sekretärin übermittelt die vollständige Monatsliste mit rd. 120 Schüler*innen und der jeweiligen Anzahl an Essen an die Verwaltung. Diese erfasst monatlich alle 120 Fälle in die EDV und übermittelt die Werte an die Kasse. Bei der Erfassung ist immer wieder Rücksprache mit der Sekretärin zu nehmen, um Unklarheiten zu beseitigen.

 

Trotz sorgfältigen Arbeitens kommt es immer wieder zu Übertragungs-/Übermittlungsfehlern auf dem Weg vom Klassenzimmer bis zur Kasse. Wird dies von Eltern bemerkt, erfolgen mit entsprechendem Aufwand Korrekturen von oftmals wenigen Euro.

 

Insgesamt betrachtet ist der zeitliche Aufwand für die spitze Abrechnung aus Sicht der Verwaltung bei allen Beteiligten zu hoch. Nachdem mit dem Wegfall des Offenen Ganztags auch Stunden im Sekretariat gestrichen wurden, sollte über eine einfachere Lösung beraten werden.

 

Es wäre denkbar, dass die Klassenlehrer*innen weiterhin täglich die Anzahl der benötigten Essen an das Sekretariat melden, allerdings nicht mehr namentlich. Die Sekretärin würde dann nur noch die Anzahl der benötigten Essen der einzelnen Klassen addieren, täglich dem Caterer melden, in eine Liste eintragen und die monatliche Gesamtsumme mit der Rechnung des Caterers abgleichen.

Von der Verwaltung im Rathaus würde ein monatlich gleichbleibender Betrag an 11 Monaten je Schuljahr den Eltern berechnet. Korrekturen wären dann nur noch nötig, wenn ein Kind während des Schuljahres die Schule wechselt.

Der monatliche Betrag müsste dann nach der Anzahl der wöchentlichen Essen gestaffelt werden.Bei der Berechnung wäre zu berücksichtigen, dass aufgrund von Fehltagen (Krankheit usw.) nicht jedes Essen in Anspruch genommen wird.

 

Würde jedes mögliche Essen für alle Kinder berechnet werden, würde sich folgendes Ergebnis ergeben:

 

Bei Stichprobenberechnungen aus den Abrechnungen der letzten Jahre war festzustellen, dass im Durchschnitt ca. 85 % der möglichen Essen in Anspruch genommen werden. Damit würden 33 Wochen in der Berechnung berücksichtigt werden. Dies ergäbe folgendes Ergebnis:

 

 

Für die Eltern würde sich Folgendes errechnen:

 

Zieht man das Schuljahr 2018/2019 (letztes reguläres Schuljahr) als Vergleich heran, weichen die durchschnittlichen monatlichen Zahlungen bei einer Verteilung auf 11 Monate nur geringfügig von den o.g. Monatsbeiträgen ab. In den meisten überprüften Fällen mussten die Eltern bisher 1 - 2 € je Monat weniger bezahlen. Im Falle von längeren Abwesenheitszeiten könnte die vorgeschlagene Berechnung in Einzelfällen auch geringfügig nachteilig sein.

 

In der Berechnung nicht berücksichtigt sind die Kinder, die trotz der vom Marktgemeinderat festgelegten Verpflichtung zur Teilnahme am Essen nicht am "warmen Essen" teilnehmen. Dies hat ganz unterschiedliche Gründe (Unverträglichkeiten, gemeinsames abendliches warmes Essen in der Familie, .). Diese Kinder müssen denselben Beitrag bezahlen. Von diesem Geld wird Obst und Gemüse gekauft, das den Kindern im Rahmen des gemeinsamen Essens angeboten wird. Daran sollte auch nichts geändert werden. Mit der monatlichen Pauschale steht den Eltern frei, welches Essensangebot sie für ihre Kinder nutzen möchten.

 

Mit dieser Lösung würden sich der Aufwand für Klassenlehrer, Sekretärin, Kämmerei und Kasse deutlich reduzieren und die Eltern durchschnittlich weiterhin denselben Monatsbetrag bezahlen.

 

Hinweis: Der Einkaufspreis für das warme Essen liegt aktuell bei 2,85 €. Mit den zusätzlichen 0,15 € je Essen wird die über die AWO beschäftigte Küchenkraft mitfinanziert.

Die bisherige Abrechnung wird wie folgt geändert:

Die Schule meldet dem Caterer weiterhin täglich die tatsächlich benötigte Anzahl an Essen.

Die Schule erfasst nur noch die tägliche Anzahl der gesamten bestellten Essen in einer Liste überprüft die Summe mit der Summe auf der Monatsrechnung des Caterers. Eine namentliche Auflistung entfällt.

Die Verwaltung im Rathaus erhält wie bisher zu Schuljahresbeginn eine Schüler*innenliste nach Klassen sortiert unter Angabe der Essen je Schüler*in pro Woche. Wechsel während des Schuljahres werden nachgemeldet.

 

Den Eltern werden aufgrund dieser Angaben folgende monatlichen Beträge in Rechnung gestellt:

 

Die Beträge werden unabhängig davon erhoben, welches Essen und welche Anzahl an Essen in Anspruch genommen werden. Korrekturen gibt es nur bei einem Schulwechsel während des Schuljahres.