Verwaltungsgemeinschaft
Giebelstadt
Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2015 mit 2018
Kämmerer Neef hatte zur Vorbereitung auf die Sitzung den ausführlichen Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2015 mit 2018 für das Prüfungsgebiet Bauwesen ins Ratsinformationssystem eingestellt. Hierzu wird vor allem auf die Textziffern 1 bis 8 verwiesen. Der Prüfungsbericht zu den weiteren Themen wurde bereits in der Sitzung des Marktgemeinderates vom 27.07.2020 bekanntgegeben. Der Bericht über die Teilprüfung Bauwesen wurde aber erst am 12.12.2023 vom BKPV fertiggestellt und danach übermittelt, obwohl die Prüfung bereits vom 28.09. bis 28.10.2021 stattgefunden hat. Prüfungsfelder waren die Erweiterung der Grundschule Giebelstadt und die Erschließung des Baugebiets Ingolstädter Grund II.
In der Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses schreibt der Prüfer unter anderem:
· "Wir gewannen den Eindruck, dass die Mitarbeiter der Verwaltung ihre Aufgaben engagiert und umsichtig erfüllen."
· "Fehlabrechnungen bei Bauhandwerkern konnten wir bei unseren sichtprobenartigen Prüfungen der Schlussrechnungen nicht feststellen."
· "Verbesserungsbedarf sehen wir bei der Vertragsgestaltung mit Freiberuflern, deren Leistungsnachweis sowie bei der Überprüfung von Abschlagsrechnungen und Nachtragsangeboten durch die Bauüberwachung."
Diese Punkte werden wir folgt konkretisiert:
Erweiterung Grundschule Giebelstadt
TZ 1 Bei mehreren Eröffnungsterminen national ausgeschriebener Baumaßnahmen wurden Vergabevorschriften missachtet. Künftig sind die Regelungen der VOB/A zum Eröffnungstermin einzuhalten.
Konkret nahm der Planer an mehreren Eröffnungsterminen teil. Diese Beteiligung ist nicht ausdrücklich verboten, sollte aber unterbleiben.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Bereits seit Abschluss der Prüfung im Jahr 2021 nehmen Planer nicht mehr am Eröffnungstermin teil. Für diese Termine gibt es zwischenzeitlich eingespielte Stammbesetzungen, die entsprechend routiniert sind.
TZ 2 Abschlagszahlungen wurden mehrfach ohne prüfbare Leistungsnachweise geleistet, teilweise bis zur Höhe von 75 % der Auftragssumme. Zur Vermeidung von Überzahlungen wäre künftig darauf zu achten, dass schon den Abschlagsrechnungen ausreichende Leistungsnachweise beiliegen.
Konkret wurde bei zwei Gewerken Abschlagszahlungen auf Pauschalforderungen ohne entsprechende Nachweise geleistet. Die Zahlung erfolgte nach Freigabe durch den beauftragten Architekten.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Planer werden zwischenzeitlich darauf hinwiesen, die Freigabe nur nach Vorliegen der entsprechenden Nachweise zu geben.
TZ 3 Die Ausschreibung bzw. Vergabe der Wartungsleistungen war nicht sachgerecht. Die nachfolgend angeführten Empfehlungen für die Ausschreibung und Vergabe der Wartungsleistungen wären künftig zu beachten.
Konkret wurden bei den Gewerken Heizungs- und Lüftungsinstallation die Wartungskosten für die ersten vier Jahre in die Hauptauftragssumme einbezogen. Die Hauptauftragssumme war damit erhöht und die Kostenverfolgung und die Kostenfeststellung erschwert.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Planer werden zwischenzeitlich darauf hingewiesen, die Empfehlungen entsprechen umzusetzen.
Erschließung Baugebiet Ingolstädter Grund II
Keine TZ
Maßnahmenübergreifende Feststellungen
TZ 4 Bei verschiedenen Planerverträgen wurden vertraglich vorbehaltene Leistungsstufen entgegen der vertraglichen Regelung nicht schriftlich übertragen. Künftig wären die vorbehaltenen Leistungsstufen rechtzeitig vor Leistungsbeginn in der vertraglich vorgesehenen Form abzurufen.
Konkret war der Abruf in mehreren Verträgen vereinbar, die Übertragung ist jedoch nicht schriftlich erfolgt.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die entsprechenden Beschäftigten wurden sensibilisiert, die weiteren Leistungsstufen künftig schriftlich zu übertragen.
TZ 5 Der Markt gab freiberufliche Leistungen durch Bezugnahme auf individuell von den Vertragspartnern formulierte Angebote in Auftrag. Architekten- und Ingenieurleistungen sollten künftig einheitlich auf Grundlage kommunaler Vertragsmuster übertragen werden.
Konkret wurden die Musterverträge der Dienstleister und keine eigenen Vordrucke verwendet.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Beschäftigten werden eigene Muster erstellen und diese künftig nach Möglichkeit verwenden.
TZ 6 Eine Dokumentation des Bauablaufs durch den Architekten/Ingenieur lag bei beiden Baumaßnahmen nicht vor. Die Erstellung und Übergabe der Dokumentation sollte künftig klar vertraglich geregelt und konsequent eingefordert werden.
Konkret wurden die in LPH 8 über die "Zusätzlichen Vertragsbedingungen" vereinbarten Bautagebücher vom Architekten / Ingenieur nicht geführt.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Dienstleister werden angehalten, die Bautagebücher regelmäßig und nach Abschluss der Baumaßnahme vorzulegen. Ansonsten wird die Minderung der Vergütung angedroht und ggf. umgesetzt.
TZ 7 Die Vergabedokumentation war bei beiden Baumaßnahmen unvollständig, wesentliche Verfahrensschritte waren nicht dokumentiert. Wir empfehlen, für die Erstellung der Vergabedokumentation einheitliche Formblätter, z.B. aus dem VHB Bayern, zu verwenden.
Konkret wurden nicht in allen Verfahrensschritten die empfohlene Dokumentation vorgenommen.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Beschäftigten werden die teilweise nicht vorgenommene Dokumentation künftig abarbeiten und hierfür die einheitlichen Formblätter verwenden.
TZ 8 Mehrere Nachtragsvereinbarungen wurden geschlossen, ohne dass die Anspruchshöhe hinreichend belegt bzw. dokumentiert wurde. Künftig sind zu Nachträgen transparente und nachvollziehbare Darlegungen der ausführenden Firma bzw. des prüfenden Büros auch zur Herleitung der Nachtragspreise zu fordern.
Konkret wurden in mehreren Fällen Nachtragspositionen abgerechnet, die nicht vereinbart, aber nach Ansicht des Architekten / Ingenieurs gerechtfertigt waren.
Die Hinweise wurden zur Kenntnis genommen und werden künftig beachtet.
Die Dienstleister werden angehalten, von den Baufirmen künftig transparente und nachvollziehbare Kalkulationen anzufordern.
Der Marktgemeinderat nimmt den Bericht zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, dem Landratsamt entsprechend zu berichten.
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