Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2015 mit 2018

-  Die Rechteverteilung im OK.FIS wurden noch im Laufe der Prüfung in Zusammenarbeit mit der AKDB auf den tatsächlich benötigten Umfang angepasst.

-  Die Anpassung der Bankvollmachten wurde mit den Hausbanken besprochen und bereits umgesetzt.

-  Die Stellvertretung des Verfahrensverantwortlichen in OK.FIS erfolgt durch die AKDB, da ansonsten die geforderte Trennung nicht erfolgen kann. Bei Abwesenheit des Verfahrensverantwortlichen wird somit die Hotline der AKDB in Anspruch genommen.

 

              Das Passwort für den Benutzer okfadmin wurde geändert.

              Da der Benutzer zssadmin nur Übertragungsrechte besitzt, erfolgte auf Bitten der AKDB keine Änderung.

              Darüber hinaus wurden alle Mitarbeiter aufgefordert, die verwendeten Verfahren auf die Nutzung von Inital- oder Standardpasswörtern zu überprüfen und diese zu ändern. Dies ist zwischenzeitlich erfolgt.

 

              Noch während der laufenden Prüfung wurden Integrationsbuchungen in die elektronische Buchführung aufgenommen. Damit sollte die Vollständigkeit gewährleistet sein.

 

              Sobald die Vollständigkeit der elektronischen Archivierung gewährleistet ist, wird auf die papiergebundene Aufbewahrung verzichtet. Die Vorgaben für die Unterlagen, die einem Verwendungsnachweis zugrunde liegen, werden beachtet.

 

              Die Dienstanweisungen für die elektronische Belegarchivierung und das elektronische Rechnungseingangsbuch werden derzeit erstellt.

 

              Die Dienstanweisung für elektronische Signaturen wird derzeit erstellt.

 

              Die AKDG wurde aufgefordert, hier eine Lösung zu finden.

 

              Nach erfolgter Serverumstellung (Juni 2020) werden die externen Festplatten der Tagessicherung täglich gewechselt.

 

-  Nach erfolgter Serverumstellung (Juni 2020) werden der Virtualisierungshost und die CTI-Anwendung in die Sicherung aufgenommen.

-  Ob die Benutzerprofile auf dem Domain-Controller gespeichert werden, wird derzeit geprüft.

-  Die Mitarbeiter wurden mehrfach darauf hingewiesen, dass keine sicherungswürdigen Daten lokal gespeichert werden.

-  Auch die Rücksicherung wird künftig regelmäßig getestet.

 

              Die Ergebnisse der Datensicherung werden zwischenzeitlich täglich an eine zentrale E-Mail-Adresse im Rathaus geschickt und dadurch vom IT-Betreuer und/oder seinem Stellvertreter überwacht.

 

              Die relevante Büchereisoftware läuft zwischenzeitlich im Outsourcing auf Servern der Verkäuferfirma. Derzeit wird die Anbindung der Bücherei an das Rathaus durch eine Glasfaserleitung vorangetrieben. Nach deren Inbetriebnahme bekommt die Bücherei einen virtuellen Server auf dem Server im Rathaus. Der Server vor Ort wird dann stillgelegt. Die Sicherung der Bücherei erfolgt dann gemäß dem Sicherungskonzept im Rathaus.

 

              Nach Abschluss der Serverumstellung wird der beauftragte Dienstleister eine Dokumentation erstellen.

 

              Der dauerhafte Zugang mittels der Fernwartungssoftware TeamViewer wurde zwischenzeitlich getrennt. Stattdessen nutzt der Dienstleister das Produkt Beyond Trust. Durch eine Mehrfaktorenauthentifizierung ergibt sich hier ein sicherer Zugriff.

 

-  Die Konfiguration der PC wurde angepasst.

-  Alle Server haben eine aktuelle Virensoftware.

-  Die Clients wurden überprüft.

 

              Die Geräte in der Bücherei wurden zwischenzeitlich getauscht und aktuell eingebunden. Die NAS wird mit der Anbindung an das Rathaus entfallen. Auch die restlichen Geräte haben inzwischen einen aktuellen Patchstand.

 

              Wie unter 3 d) erläutert, wird der Server in der Bücherei mit Anbindung an das Rathaus stillgelegt werden. Gleiches gilt für die beiden NAS. Damit erledigen sich alle entsprechenden Feststellungen in dieser Textziffer.

 

              Mit der Erneuerung des Servers im Rathaus wurden die Zugriffsrechte überarbeitet und dem Geschäftsverteilungsplan angepasst.

 

              Derzeit läuft die Erstellung des Informationssicherheitskonzeptes ISIS 12. In diesem Rahmen wird ein IT-Notfallhandbuch erstellt.

 

              Die förmliche Freigabe wird derzeit geprüft und soll in Kürze erfolgen.

 

              Die Dienstvereinbarung wird entsprechend den Vorgaben geändert.

 

              Die Dienstvereinbarung wird entsprechend den Vorgaben neu erlassen und eine Dienstanweisung für die Bücherei erstellt.

 

              Auch die Zahlstellen werden künftig mindestens einmal jährlich geprüft.

 

              Der Zeitpunkt der Kassenprüfung wird künftig besser über das ganze Jahr verteilt.

 

              Die Konten wurden inzwischen separaten Zahlwegen zugeordnet.

             

Im Hinblick auf die Kosten der Prüfungen gibt Kämmerer Neef folgende Zusammenstellung zur Kenntnis:

 

 

 

 

Der Tagesordnungspunkt "Beauftragung der Webformularlösung komXformularcenter der AKDB" wird nachträglich in die Tagesordnung aufgenommen. Die folgenden Tagesordnungspunkte werden entsprechend verschoben.